Organiser ses dossiers clients n’est pas sorcier, c’est un fait !
Ne pas retrouver un prototype, devis, facture ou même le rendu final d’une commande arrive à tous les indépendants. C’est pour cela que j’ai décidé de vous guider et de vous montrer comment j’organise les dossiers de plus de 600 clients.
Depuis 2018, je n’ai pas perdu un seul fichier, croyez-moi, les conseils
que je vais vous donner sont fonctionnels.
Ce dossier regroupera la totalité de vos clients
Mettez ce dossier sur votre bureau pour toujours avoir un œil dessus.
Astuce : Vous pouvez bien entendu mettre une date si vous voulez changer de dossier chaque année.
2 - Créer un dossier dans ce dossier
Nom de ce dossier : 1 - Clients à copier
Ce dossier sera une référence contenant d’autres dossiers qu’il ne faudra jamais modifier.
3 - Créer 4 dossiers dans Clients à copier
1 – Fichiers sources
Ce dossier doit contenir tous les fichiers sources de logiciels d’édition (PSD, AI, AE, PDF…)
2 – Devis et factures
Classez tous vos devis et vos factures datés
3 – Propositions et déclinaisons
Mettez toutes les propositions/déclinaisons que vous proposez à vos clients (croquis, prototypes…)
4 – Références
Et pour finir, dans ce dossier, mettez toutes les références que vous avez pour ce client ou s’il vous en envoie (images, sons, texte…)
4 - Pimpez vos icônes de dossiers
Ce n'est pas obligatoire mais visuellement, vous trouverez plus rapidement vos dossiers donc je vous recommande de le faire.
5 - Un nouveau client arrive, que faire ?
Il est temps d’inaugurer votre nouveau système d’organisation !
Ouvrez votre dossier client principal et créer un dossier avec le nom de votre client.
Exemple : Michel BERNARD
Et dans ce dossier, vous devez copier-coller les 4 autres dossiers de références se trouvant dans ce dossier : « 1 – Clients à copier »
Attention : veillez à bien laisser les 4 dossiers dans le dossier « 1 – Clients à copier » vides pour éviter de copier coller des dossiers remplis
Vous arrivez à me suivre ?
Si vous cherchez un graphiste freelance qui saura répondre à vos besoins, n’hésitez pas à me contacter.
Vous êtes des pros de l'organisation !
N’hésitez pas à modifier les dossiers à votre guise selon votre secteur d’activité. Je vous ai présenté le système qui fonctionne pour moi en tant que graphiste indépendant mais j’imagine que pour de la rédaction web ou encore pour un spécialiste SEO, il faudra modifier quelques éléments.